Seis preguntas de comunicación interna

Publicado originariamente en Qbinet blog. Marzo 2011.

En un esfuerzo por definir la comunicación interna, diré que es una función transversal al servicio de la sostenibilidad empresarial, cuyo objetivo explícito es administrar eficientemente los flujos de información y de comunicación en el seno de la organización para contribuir a difundir y gestionar el conocimiento organizacional, y cuyo propósito implícito es influir en su público para generar actitudes y conductas alineadas con el pensamiento estratégico, la cultura y los objetivos de la organización.

Hablando de comunicación, y si al detalle vamos, no es lo mismo decir la comunicación “en” la empresa que la comunicación “de” la empresa. Una simple partícula, una preposición, que todo lo cambia.

La comunicación “de” la empresa se refiere al cajón de sastre en el que venimos amontonando los discursos de la empresa hacia el exterior, si bien, y como bien se sabe, no todos los destinatarios externos conforman el mismo segmento de audiencia ni forman parte del mismo público.

Cuando nos referimos a la comunicación “en” la empresa nos estamos refiriendo a la suma de hechos comunicacionales, que se producen en el seno de la misma, y cuyo público es el interno.

En cualquiera de los casos, la comunicación empresarial será lo que la alta dirección quiera que la comunicación sea: o todo o nada; o, tal vez, una pequeña parte de lo que el término comunicación engloba: relaciones, interacciones, diálogo e información y también actos individuales, gestos y comportamientos institucionales.

Cuando el director de comunicación no está integrado en el comité de dirección estratégica o cuando, incluso, no hay ni director de comunicación, está claro que la comunicación no se considera importante y difícilmente los altos directivos recordarán considerar los impactos de sus decisiones en los perceptores de las mismas. Al ser éste un asunto menor, si se aborda, se dejará para luego y probablemente se realice de cualquier manera; casi con seguridad, a las bravas o la imperativa, pero con carencia de perspectiva y sin la sensibilidad que se debiera; es decir, en refuerzo de la coherencia, contextualizando las decisiones adoptadas y para el mayor crédito de quienes las toman.

Es, entonces, un error. Concentrarse en el corazón de los asuntos no significa ceñirse exclusivamente a cuestiones técnicas, económicas, tecnológicas o políticas, también hay que considerar los efectos sociales que, colateralmente, cualquier decisión lleva parejos, por nimios que sean.

En la parte interna, la comunicación en no pocas empresas podrá reducirse a la traslación de notas informativas –pocas o muchas; es lo de menos- o a la publicación periódica de una revista interna o también a mantener un vistoso website para difundir éstas y otras noticias. Pero no basta, por cada asunto a tratar en la mesa de dirección hay seis preguntas obligadas que responderse:

1. ¿Esta decisión está obligada a informarse a los representantes de los trabajadores?
2. ¿Interesa informar a los medios de comunicación de la decisión o de sus consecuencias?
3. ¿Va a informarse a otras audiencias externas? ¿Cuál/es?
4. ¿La ejecución de la decisión podría modificar la percepción de los trabajadores sobre la empresa?
5. ¿Esta decisión tiene vinculación con otra información o decisiones anteriores o implicará consecuencias posteriores?
6. ¿Con la decisión se espera provocar algún efecto sobre los trabajadores? ¿Cuál/es?

Cuando el resultado del autochequeo sean seis noes no habrá nada que comunicar, pero algo habrá que hacer cuando al menos se obtenga un si por respuesta.

Hablando de comunicación, y para no decir lo de siempre, y por decirlo de una vez, la comunicación es el arte de coadyuvar a un entendimiento que no solo se produce en el plano racional.

© Javier Villalba | http://jvillalba.wordpress.com/

Al liderazgo por la palabra

Publicado originariamente en Qbinet blog. Febrero 2011.

Aunque ya nadie duda que la comunicación juega un papel esencial al servicio de las organizaciones y que, concretamente, la comunicación interna es una palanca estratégica para impulsar a las empresas, hay altos ejecutivos que no reparan en que no son líderes de opinión; según la mía, porque no terminan de plantearse en serio la función de comunicación interna y no le dan cabida, ni en la mesa de la estrategia ni a favor de su propia reputación interna.

En aquellas organizaciones en las que la comunicación interna se limita a más o menos actividades operativas, tales como hacer circular la información que interesa -desde la perspectiva de unos pocos- o emitir mensajes accesorios y situacionales de una sola vía o utilizar la comunicación como una herramienta propagandística, entre otras que pueden tener que ver con la administración de intranets o la emisión de correos superfluos o la publicación de las tradicionales revistas internas u otras actividades de corte similar.

Actividades que unas veces se improvisan y otras se calculan -pero en toda ocasión sin convergencia y con débil significancia estratégica-, la comunicación interna termina pervirtiéndose en un eco monocorde al que pocos siguen y del que los más se desconectan.

Uno de los propósitos que suele perseguir, no ya un modelo estratégico de comunicación interna, sino el uso propagandístico de la comunicación –haciendo ruido y disimulando silencios-, es la generación de efectos cognitivos acumulativos, normalmente dirigidos a encuadrar la realidad-empresa y a fijar la agenda; dicho de otro modo: formatear mentes y automatizar asentimientos.

En dichos entornos, en los que lo que preside es más el interés del emisor que la relevancia de los mensajes para los receptores, en los que no hay diálogo y por ende se termina destruyendo la posibilidad de toda conversación, lo que se consigue es todo lo contrario: la desensibilización de la audiencia que, ante un fenómeno tan reiterativo como irrelevante se desconecta; pero no solo desenchufa y emigra hacia otras fuentes como sucede en el exterior. En el sociosistema empresa, en el que la audiencia está cautiva y no puede girar el dial, estas prácticas provocan indignación, un sentimiento que se vuelve arrojadizo contra quienes lo provocaron, perdiendo con ello toda posibilidad de liderar la opinión y hurtándose a toda opción para ejercer y administrar la influencia del liderazgo sobre sus seguidores; pues emocionalmente se les abandona.

Una de las claves de la comunicación interna no está ni en el uso de las herramientas ni en ‘transfundir’ información por canales, ni tan siquiera en hacer circular la cuota de datos destinados a ser compartidos, ni mucho menos erigirse en creadora de conversaciones.

Hoy, la clave de la comunicación interna está en escuchar y en sumarse a las conversaciones internas haciendo que las que se producían en los arrabales de la organización puedan emigrar, desde el extrarradio al interior, dando respuestas relevantes sobre la base de la estrategia para generar confianza. Se trata, sin duda, no ya de acopiar masa crítica, sino de crear una identidad de equipo y de ganarse la lealtad.

La comunicación no es tal cuando no es transparente; y la transparencia hay que saber gestionarla, con firmeza y con criterio, ejemplarmente; responsablemente.

Hay una razón para ello. La comunicación es extraordinariamente sensible y tiene fecha de caducidad: la mentira no se puede ejercitar de continuo; la gente lo capta; la gente lo termina sabiendo. Así, resulta mucho más sabio no tener que ocultar, no arriesgarse a mentir. El resultado podrá ser el desacuerdo, pero nunca la falta de respeto ni la deslegitimación.

Y así se construye la audiencia, a base de transparencia, con aporte de valor. Valor, aquí, correlaciona directa y positivamente no con mi interés, sino con la relevancia para los demás.

Quienes dicen que tienen mucho interés por comunicar algo mejor harían transformándolo en algo interesante para su público. No hay que tratar de captar la atención ni se puede invadir su paz. Hay que hacer que lo demanden y comunicarlo cuando lo piden, en su lenguaje, desde su perspectiva.

Estoy convencido de que quien se adapta, es relevante y aporta significado, no solo será oído, sino que le pedirán que hable y le querrán escuchar.

Cuando las respuestas se producen y se encuentran, cuando se sacia la curiosidad, cuando lo hecho y lo dicho concuerdan, cuando el discurso trasciende las palabras, quien dialoga se hace creíble, se gana el derecho a la palabra y puede erigirse en emisor.

Cuando, además, lo que se dice resulta útil, sirve, puede ser aprovechado y allana el camino imprimiendo significado, dando sentido, puede decirse que la palabra del emisor, y a través de ella el dicente, se reputa.

Únicamente quienes llegan hasta aquí se ganan el liderazgo de la opinión, obtienen ascendencia y se pueden permitir el lujo de gestionar su influencia.

Hay líderes que no saben ganarse el liderazgo. Aquellos a quienes sus audiencias cautivas oyen sin escuchar y cuyas palabras tienen tanta vigencia como el tiempo que dura su sonido; palabras que se las lleva el viento.

Hoy un líder no se reconoce porque sea obedecido, sino porque su palabra es demandada, se amplifica a libre iniciativa de los escuchantes, adquiere notoriedad y sus opiniones son espontáneamente apropiadas por aquellos con quienes conversa.

© Javier Villalba | http://jvillalba.wordpress.com/

RSE: ¿cirugía o maquillaje?

Publicado originariamente en dir&ge. Network Directivos y Gerentes. Febrero 2011.

Con la inversión de valores que preside la sociedad, cabe preguntarse para qué nadar contra corriente o, si usted me apura, y en aras de una exitosa gestión empresarial, para qué embarcarse en las procelosas aguas de la responsabilidad social, si tenemos a mano operaciones de maquillaje que permiten administrar sin freno ni cortapisas, guardar las apariencias y además obtener pingües beneficios.

Si usted me apura, tal vez quien se lo pregunte ni se encuentre entre las 35 ni tan siquiera entre las cotizadas, que alguna sujeción tienen. Si aún quiere que vaya más allá, quizá quien se lo pregunte esté más cerca del entorno PYME.

Una gestión responsable demanda, imperativamente, un paradigma al que referirse, un marco de actuación –consistente- susceptible de iluminar decisiones, un planteamiento del que partir y, a partir del cual, regenerarse en cada acto por minúsculo o individual que éste sea.

Pero no suele establecerse así, sino al contrario, picoteando de aquí y de acullá y sin llegar a cubrir aguas; es decir, justo como no hay que hacerlo. 

Intentaré explicarme.

Establecer un paradigma de responsabilidad exige reflexión es una acción de equipo, colegiada, y supone auditar la cultura, requiere identificar valores en acción, definir estilos; significa registrar incidentes críticos en los que se manifiestan valores o contravalores. Resulta necesario hacer una relación de hechos de empresa, analizar el significado de los comportamientos, revisar políticas, determinar concomitancias e inconsistencias, contrastar actos y declaraciones, conocer su grado de coherencia o incoherencia, hay que cotejar lo pretendido con lo manifestado. Se necesita relacionar valores de empresa y atributos de la marca, compararlos, y, entre otra suerte de análisis de situaciones, se impone también realizar un estudio de contenidos, comparar la agenda de actualidad con los propósitos que se albergan, establecer la correspondencia entre las microrrealidades y las declaraciones, comparar lo tácito con lo explícito, identificar signos, símbolos y significados. Se impone revisar normas, códigos y procesos, o la manera de hacer las cosas, el día a día, la puesta en escena del ente cuya identidad se quiere dotar de compromiso responsable.

Y hay que empezar a tomar decisiones, partiendo de dónde se está y de lo que se es y sabiendo a dónde se quiere llegar y cómo se pretende ser percibido.

La primera de las decisiones exige centrar el posicionamiento de la empresa, idearlo, considerando la actividad, el contexto, los mercados, la clientela, todas sus relaciones, su viabilidad o su plan estratégico y empezar a sacar conclusiones para fijarlo, lo que responde a la pregunta de cómo se va a estar donde se quiere estar.

El paso siguiente no es otro que empezar a formularse preguntas y tener el arte de encontrar la respuesta idónea para cada interrogante; de ahí va surgiendo, y con ello se construye, el propio modelo RSE. El resto será mucho más fácil, pues todas las demás decisiones podrán inferirse y tendrán un eje al que referirse. Es entonces cuando la empresa puede decir que está centrada.

Hay una diferencia esencial entre la administración responsable y el coleccionismo de acciones de responsabilidad social: la primera orienta la acción y crea reputación; lo segundo puede hacernos incurrir en riesgo reputacional.

Reposicionarse responsablemente ni es cuestión inmediata ni trivial, significa estar verdaderamente dispuestos a afrontar un proceso quirúrgico que nada tiene que ver con una operación de estética. No estar dispuestos a afrontar el diagnóstico, desaconseja someterse al proceso de cura, que pretende regenerar valores, para tener opción de participar en la construcción de un futuro más digno y mejor, sostenible.

© Javier Villalba | http://jvillalba.wordpress.com/

La marca se construye de adentro hacia fuera

Publicado originariamente en Qbinet blog. Febrero 2011.

A la organización hay que escucharla a través de sus voces internas, que son las que mejor pueden hacer audibles los clamores externos.

Hay empresas que lo están haciendo justo al revés. Porque hay que estar¹ en los medios sociales, se abren a Twitter o crean una página en Facebook o empiezan a ‘subir’ vídeos a YouTube o ‘cargan’ fotos en Flickr, casos que vienen a ser los más característicos.

En Twitter, donde están presentes el 68% de las marcas, viene sucediendo que sólo el 35% de las mismas utiliza dicho canal para interactuar realmente con sus seguidores². Otro estudio³ pone de manifiesto que un 60% de las empresas abre sitio en Facebook con la intención de acercarse a sus clientes y generar comentarios positivos; sin embargo, en prueba de mi argumento Alterian afirma que sólo un 30% de las marcas son capaces de mantener una interacción real con sus seguidores.

Estar por estar no ayuda a orientar la estrategia de la marca para mostrarse más cerca de sus seguidores, con quienes no termina de conectar; dicho de otro modo, la marca no se reputa ni adquiere notoriedad por el hecho de estar en las redes sociales; incluso puede ponerla en riesgo o desacreditarse.

Pero también las hay que depositan mensajes en el exterior que no se corresponden con los discursos interiores. En otros casos la pretendida conversación de la marca se confunde con el aporte de nuevas formas de ocio. En ocasiones, el chorro conversacional no es infrecuente que se contrate con terceros, reduciéndose² a la emisión de contenidos ociosos, o a que se utilice ésta vía como alternativa promocional, mientras que en pocos casos se constata que se esté aprovechando como un canal de auténtico servicio al servicio del cliente.

En suma, ni la mayoría conversa ni la mayoría escucha; más bien da la impresión de que las marcas en la Red pretenden ejercitar la megafonía digital, a imagen y semejanza de su proceder en el interior. Así puede hacerse marketing con minúsculas, interna y externamente, pero ni se construye marca ni ésta se reputa.

Para reputarse, además de escuchar, que debería ser el primer mandamiento del comportamiento empresarial, hay que asentar los cimientos de la marca (valores), que se encuentran en la cultura de la empresa, y hay que ponerlos de manifiesto, hay que hacerlos tangibles y evidentes, para lo que la comunicación interna es la mejor palanca.

La cultura de empresa sintetiza la visión, la misión y los valores de la empresa, trilogía que expresa las aspiraciones de quienes respaldan a la organización, entendida como una unidad económica y aspiracional, que cobra forma en el estilo de ser y de manifestarse de todos cuantos participan en dicho proyecto, haciéndole cobrar vida.

En dicho proceso, la comunicación interna actúa como fuerza cohesiva ejerciendo una fuerza centrípeta que obra la suerte de hacer converger en el mismo centro todos y cada uno de los vectores por los que la empresa transpira hacia el exterior. De no ser así, la pérdida de coherencia está garantizada y la inconsistencia será la primera amenaza. De ahí que la comunicación interna tenga un papel estratégico que reivindicar.

Construir internamente la marca significa, tener claro qué somos y admitirlo, plantearnos qué queremos ser y cómo conseguirlo, tenemos que saber dónde estamos y, admitido, concretar qué nos hemos propuesto alcanzar, cómo lo vamos a hacer y con quienes contamos, y contamos de verdad, para hacer ese trayecto.

Construir internamente la marca, para la mayoría de las empresas significa estar verdaderamente dispuestas a emprender un viaje colectivo para el resto de su existencia; es decir, embarcarse en la aventura de hacer historia.

Y es en dicha travesía donde la tripulación cobra toda su importancia, pues es la que contiende con los elementos, acarrea el velamen y dispone los aparejos, lustra y pone en condiciones la nave; es, al fin, la marinería quien, bajo la misma voz y al unísono, la pone a navegar.

Hay, por tanto, entre los stakeholders un primerísimo grupo de interés que respalda la identidad de la empresa, que la expresa y la difunde y por ello es el primer grupo ante el que la empresa tiene que reputarse, cuestión que nos pone ante una estrategia de brand egagement cuya credibilidad y confianza descansa en los hechos organizativos, sucesos que la comunicación interna debe contextualizar, transmitir, difundir, reiterar y dejar calar, transformando su discurso en hechos y vivencias; pues el mayor impacto se consigue cuando los mensajes se experimentan.

No se puede esperar lealtad si no hay correspondencia.

A la organización hay que escucharla a través de sus voces internas, que son las que mejor pueden hacer audibles los clamores externos.

© Javier Villalba | http://jvillalba.wordpress.com/

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1. Afirmación discutible si tenemos presente que hay que estar, pero con un propósito, con un objetivo y de conformidad con una estrategia.
2. Dato que se refleja en el reciente estudio presentado por IZO innovation labs sobre la presencia de las marcas españolas en Twitter para atención al cliente.
3. La “Influencia de las marcas en la sociedad 2.0”, a cargo de NCA y del IE Business School.

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Digo-hago o el hiato de la contradicción

Publicado originariamente en Qbinet blog. Enero 2011

Quizá merezca la pena plantearse si la comunicación va al rebufo de los hechos, como si dijéramos, levantando testimonio sobre comportamientos y conductas, o si aquella se propone elevar los discursos a la categoría de realidades.

Muchas veces decimos que la comunicación es una función estratégica, sin embargo, para numerosas organizaciones, dicho aserto no es más que un horizonte hacia el que decidir, o no, dirigir su nave. Dicha opción condiciona, no ya la importancia de la comunicación, sino el buen gobierno de la empresa para armonizar dichos y hechos, discursos y conductas; lo que viene a valer lo mismo que cimentar una cultura del compromiso con la visión, responsable con su misión y consistente con sus valores, lo que de no producirse dará al traste con su credibilidad; si bien con desigual resultado ante sus grupos de interés toda vez que las oportunidades de conformar las percepciones de éstos varía sustancialmente.

Trataré de explicarme. ¿Son antes los hechos que la comunicación o ésta es anterior a aquellos? Planteado así, incurro en un error de bulto, pues, si bien es verdad que no todo es comunicación, es igual de cierto que todo comunica.

Con ello estoy afirmando que cualesquiera hechos organizativos, que cualquier conducta en la empresa, materializada en los actos que directivos y trabajadores ejecutan, están comunicando. Y ello es así porque las conductas son también comunicación y, además, el comportamiento tiene mucha más fuerza que la palabra, por embellecida que ésta pueda sonar.

Luego, no sólo nos comunicamos mediante la palabra, ya sea pronunciada, leída, escrita, rotulada, sugerida o silenciada, sino que las empresas también comunican sus aspiraciones y lo que son, su identidad, mediante actos y comportamientos, acciones y omisiones, en cualquier circunstancia y escenario, interna y externamente.

Analizando los discursos de las empresas y contrastando mensajes difundidos y silencios con hechos observables, podemos llegar a la conclusión de que unas veces coinciden y otras no. Evidentemente, cuanto mayor sea el grado de coincidencia mayor será la coherencia percibida por los grupos de interés y mayor credibilidad tendrán los discursos del emisor; pues los hechos sujetan los mensajes.

Ante la desemejanza de versiones -entre lo discursivo y lo comportamental o entre lo virtual y lo efectivo (por no decir real, admitiendo que lo virtual también produce efectos en los ámbitos físicos)- tengo la sospecha de que, aquellas empresas que todavía no han integrado la función de comunicación entre las estratégicas, pueden incurrir fácilmente en la contradicción cuando, pretendiendo “vender” empresa, elaboran discursos aspiracionales que no encuentran refrendo ni correlato en los hechos diarios, y, sin embargo, se difunden sin mayor reparo.

Cada una de estas ocasiones tiene por resultado pérdida de credibilidad.

Con el fin de imprimir coherencia (ya que ésta es una de las bases de la confianza), resulta imperativo homologar discursos y realidades. Aislar los hiatos de la contradicción en los que la organización incurra, nos permite acometer el análisis de incidentes críticos, confrontando hechos y discursos, siendo ésta una ocasión magnífica para investigar por qué algunas de las aspiraciones de las empresas no son una realidad y extraer conclusiones para determinar si se debe o no reformular el horizonte de propósitos en coherencia con sus posibilidades y sobre la base de los hechos objetivados.

Pretender sustentar percepciones positivas en el aire, claramente no es una opción de futuro y es fuente de contrariedad para quienes lo experimentan; mientras que afirmar los discursos en realidades refuerza la consideración y garantiza, cuando menos, ganarse el respeto de quienes, en oposición de criterio o de conformidad, constatan que lo dicho, guste o no guste, se cumple.

En la coherencia reside una de nuestras opciones para ser elegidos o reelegidos por nuestros grupos de interés.

© Javier Villalba | http://jvillalba.wordpress.com/

La comunicación, un futuro asegurado

Entrevista de Sandra Tobar. La comunicación, un futuro asegurado (versión pdf) (versión digital). Dirigentes. Diciembre 2010.

La magia no está sólo en Oriente

Publicado originariamente en Qbinet blog. Diciembre 2010.

Las oportunidades no nos vienen dadas, las crea el profesional todos los días, se las proporciona uno mismo en cada decisión; las vislumbra el que mira hacia delante, no quienes retiran la vista del horizonte y viran según de dónde vengan los vientos...

Éste será para mí otro año de cambios, pero llega un momento en la carrera del profesional en el que los cambios no se viven ni como una novedad ni como una oportunidad, sino como una condición ligada al oficio, connatural a la vida: mudar y regenerarse se declinan al unísono.

Cada plan de trabajo, cada propuesta de enfoque y contenidos, cada presupuesto anual conforman el texto de mi carta a los Reyes Magos.

Mi carta es una pieza de comunicación interna que ha venido experimentando numerosas modificaciones. Me he dado cuenta de que, con el paso del tiempo, cada año utilizo menos renglones, pero al mismo tiempo la prognosis de Navidad me vuelve cada vez más exigente. Y es que cada 22 de diciembre, mientras otros siguen la retransmisión del sorteo de la Lotería, me empleo en revisar logros y fracasos del ejercicio y me exijo un Nuevo Año cargadito de proyectos ilusionantes (personales y profesionales). Es hora de hacerse un hueco y no dejarlo para más adelante.

¿Acaso he de permanecer quedo a la espera de que alguien, o de que cualquier suceso foráneo, o del país, tengan a bien brindarme una oportunidad? No lo creo.

Volviendo a mi carta a los reyes –ahora que rey se escribe con minúsculas-, en esta ocasión busco la eme de magia con mayúscula, con que escribe el Nuevo Año.

Quiero darles ‘oro’ a mis usuarios, pues está demostrado que este elemento tiene aplicación en el campo de la electrónica por su resistencia a la corrosión; y mis audiencias y yo necesitamos neutralizar y erradicar los ácidos que produce la mala comunicación.

El ‘incienso’ lo quiero para mi principal grupo de interés, con quienes necesito renovar los ambientes cargados por todo un año de esfuerzos, abrir ventanales y respirar las nuevas fragancias que regenerarán rinencéfalos cargándonos de esperanzas.

Para el final he dejado la ‘mirra’ porque los cambios y las adquisiciones no son indoloros y he de adormecer fantasmas y sedar a quienes no se atrevan a evolucionar ni a medir la distancia entre lo vivido y lo que por vivir mejor nos queda.

Queridos Melchor, Gaspar y Baltasar. Este es mi proyecto de comunicación interna para el año que, en breve, dará comienzo.

Un plan con tres patas –multidireccionalidad, cocreación e innovación-, que son las mínimas para producir una superficie de apoyo; las exactas para diseñar una estrategia tridimensional. Un proyecto que nos corresponde construir a quienes aspiramos a sumarnos al Nuevo Mundo en un año; un año más.

Sinceramente, gracias.

© Javier Villalba | http://jvillalba.wordpress.com/